ユザカズの【超初心者からの外注化のすすめ】
今回は、記事外注を始めた時にぶつかる問題の1つである
「複数人のライターさんがいる場合、どのように対応したらいいのか？」
という点について、私なりに工夫していたことをお伝えしていきます。
確かに、ライターさんが１人の場合にはそれほど困ることはないのですけれど、複数人同時に対応しないといけない場合には、きちんと管理していないと混乱してしまいますよね。
私の場合には、一時期ですけど記事の量産をしたくて、同時進行で依頼中のライターさんが10人を超えていた時があり、その時期にはいろいろな問題が噴出しました。
予定のテンプレートを送ったつもりで送れていなかったり、誰に何を依頼したのか、納品された記事は誰が書いたものなのか、ひどいと納品されたのかされてないのかさえ分からなくなるという、管理不能状態になってしまったのです。
これは私の能力不足も多分にあるかと思うのですけど、複数人同時進行だと、毎日3記事5記事とたくさんの記事が納品されてくるので、3日も溜めてしまうとまあ大変。
納品された記事をとにかくサイトにアップするだけで、アップアップしてしまいました。(無理に笑わなくて大丈夫です。言いたいだけなので。)
そのあたりは、性格にも関係するのですけれど、大雑把な性格だとしてもある程度は管理していくことは大事だと心から思いました。
大抵の方はきちんと管理できていると思うのですけれど、それでも出来るだけ楽に管理したいですよね？
また、外注さんの作業状況や、納品された記事管理も、ひと目で把握できるくらい分かりやすく出来たらいいと思いませんか？
私は、その当時に簡単なスケジュール帳をExcelで作って、自分なりに分かりやすいように管理していましたので、参考までに紹介しますね。
Excelで作成しただけの簡単なスケジュール表とは？
実は、個人的に新たなサイトを立ち上げたのもあって、その為に一度に新規のライターさんを募集して5人以上の応募があり、現状契約中のライターさん含めて10人以上のライターさんに同時進行で記事を書いて納品してもらうことにしました。
しかも、タイトル・見出しを作成するチームと、記事作成チームといった、作業が違うグループがいる状態での同時進行で、新規応募の新しい外注さんを育てながらそれぞれの作業もしてもらうので、今まで以上にきちんと管理する必要が出てきました。
そこで、考えました！！
ない頭を頑張って頑張ってフル回転させて作ったものが、こちら。
タイトル・見出し作成スケジュール表(参考見本)
タイトル・見出し作成スケジュール表(参考見本) ＰＤＦ
タイトル・見出し作成スケジュール表(参考見本) ＰＤＦ
タイトル・見出し作成スケジュール表 ＰＤＦ
書き込み用・タイトル・見出し作成スケジュール表
記事作成スケジュール表(参考見本)
記事作成スケジュール表(参考見本) ＰＤＦ
記事作成スケジュール表(参考見本) ＰＤＦ
書き込み用・記事作成スケジュール表 ＰＤＦ
書き込み用・記事作成スケジュール表
※私の場合は！なのですが・・・主婦の方が多いというのと、私自身が平日は仕事で外注さんへお渡しするテンプレートなどを土日に作成しているため、平日に１日１記事毎日納品していただいて、土日はお休みにさせていただいています。
Excelの表でパソコン上でやり取り、記入していくのもいいですし、印刷して頂いて書き込んでいくという方法でもいいかと思います。
そのあたりは、ライターさんと相談しながらお互いにやりやすい方法でいいかと。
一応、それぞれの表に細かい注意書きや、使い方の参考になる内容を書き込んでいるので、こちらでは細かい説明はしないのですけれど、この表でライターさんとやり取りしていくなら、新しい依頼は書き込めばいだけですし、今までの納品分に関しても完了したのか、まだ未納なのかもひと目で分かるので、私的には分かりやすいかな？と思っています。
取り敢えず、作っただけなので、これに書き込んで実際にライターにお渡しして、改善点が見つかったらまた修正していく予定。
←紆余曲折があり、上記の表は自分が個人的に管理する用としてつかうにとどめて、ライターさんの納品記事は違う方法で管理することに落ち着きました。
具体的に実際に使用してみて分かったことを続く見出しでお伝えしていきますね。
使って分かったオリジナルスケジュール表のメリット
実際にライターさんにお渡ししたりして、実際に使用してみて分かったメリットをお伝えしますね。
【オリジナルスケジュール表を使ったメリット】
メリット１：依頼中の分と納品された分がひと目で分かるので、作業の流れが把握しやすい
メリット２：曜日ごとに色分けしているので、ライターさんもその日に行うべき内容が直ぐに把握できる
メリット３：今まで作成した完了分は、色を変えて行くので、作業したという達成感を感じられる
メリット４：納品できなかった分の記事管理がしやすい。(土日に作業してもらったり、次週に振り替えたりも簡単に調整可能)
メリット５：その週に行うべき作業が分かりやすい
メリット６：私とライターさんとで進行状況を共有出来る
使って分かったオリジナルスケジュール表のデメリット
メリットがあればデメリットも当然有るわけで・・・使って分かったオリジナルスケジュール表のデメリットをお伝えしますね。
※ ライターさん全員ではなく、一部の方に試してみました。
【オリジナルスケジュール表のデメリット】
デメリット１：使うライターさんを選ぶ（キッチリと細かく管理するのが苦手な人もいる）
デメリット２：私と外注さんそれぞれが一緒に書き込んで頑張っていこうという気持ちがないと、そもそも成り立たない
デメリット３：パソコンがWindowsではなくてMacやタブレット、スマホの人とのやり取りだと文字化けなどの関係でスムーズに表のやり取りが難しい
現在の依頼するテンプレートと納品された記事の管理の仕方
いろいろ試してみて、6年経って最終的に落ち着いたライターさんの依頼・納品記事の管理方法についてお伝えしていきますね。
ライターさんに記事を依頼するのに、Windowsのメモ帳で作った専用のテンプレートを依頼する記事ごとに作成し、それに納品Numberと記事タイトルをつけてファイルに保存して、それをメッセージに添付してお渡ししてます。
その専用テンプレートに直接記事内容を書き込んでもらって、メッセージに添付して納品してもらい、納品されたものをPCに保存する際にそのライターさんのネームのファイルフォルダーを選択、「名前を付けて保存」を選択して、納品日を追記して保存するように毎回してます。
日付をいれるのがポイントで、日付をいれておくことで過去に納品された記事をリライト依頼する時に、過去記事とリライト用専用テンプレートの2つをライターさんに渡しているので、探す手間が省けていいのですよね。
長期に継続してくださっているライターさんに、毎年イベント開催数か月前に過去記事のリライトをお願いしているので、全部を自分でしなくていいのはすごく楽ですね。
あと、ファイルを保存するのにフォルダーの色を変えれるソフトがあって、これが便利！
私が使用しているPCのOSはWindows11なのですけれど、ファイルフォルダの色を変えれるソフト「FolderPainter」をインストールして、それぞれのライターさんのネームをファイルフォルダー名にして、イメージに合わせてファイルフォルダーを色分けして使っています。
ファイルフォルダーの色分けは一目で識別しやすいのもあって、とても使い勝手がいいので私は気に入ってずっと使ってますね。
ただ、海外ソフトというのもあってダウンロードしてインストールするのは心配という方もいるかと思いますのでので、おすすめはしません。
※ 一応海外ソフトなのですけれど、サポートされている言語に日本語も含まれていて、Windows11にも対応しています。
気になる方はこちら
複数ライターさんへの対応でしていることまとめ
複数人のライターさんとのやり取りを、どれだけ効率よくスムーズに行っていけるかどうかは、今回のようにExcelでのスケジュール表を使ったり、専用テンプレートの保存でのタイトル名の工夫、ファイルフォルダーの色分けなどなど、自分が楽に管理できるシステムを構築しておくのがおすすめです。
私のモットーが「楽して得とれ」というものなので、常に楽にできる方法を考えていて改善中。
少しでも、あなたが外注化するのに負担が軽くなって、楽しく取り組めるようになったなら幸いです。
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